KI-Agent für Ausschreibungen: wie es wirklich funktioniert

Klassische Automatisierung führt eine feste Regel aus, etwa eine E-Mail-Warnung bei einem Stichwort. Ein KI-Assistent versteht Inhalte, wartet aber auf Befehle. Ein KI-Agent ergänzt Initiative und Verkettung: Er entscheidet, wann er handelt, verbindet mehrere Schritte selbständig und behandelt Störungen unterwegs. Entscheidend ist deshalb nicht die Stärke des Modells, sondern der genaue Umfang seines Mandats.

Nachts die Erkennung. Neue Veröffentlichungen werden mit dem Unternehmensprofil abgeglichen und erhalten einen Relevanzscore. Behalten wird nur, was über der Nutzerschwelle liegt, zugängliche Unterlagen hat und eine machbare Frist bietet.

Morgens der Vorschlag. Eine einzige E-Mail bündelt die Erkennungen: Gegenstand, Auftraggeber, Score, Frist. Bei mehreren Losen hat jedes Los seinen Button. Ohne Klick passiert nichts, der Vorschlag verfällt nach 72 Stunden.

Nach dem Klick die Vorbereitung. Der Agent lädt die Unterlagen, extrahiert den Text einschließlich Texterkennung bei Scans, analysiert Vergabebedingungen und Leistungsbeschreibung und verfasst einen vollständigen Angebotsentwurf für das gewählte Los.

Dann Sie. Prüfen, fachlich anreichern, über die Abgabe entscheiden.

Vier Verweigerungen sollten nicht verhandelbar sein: die Angebotsabgabe, weil die Übermittlung das Unternehmen rechtlich bindet; Arbeiten ohne Zustimmung, weil jede Vorbereitung Kontingent und Prüfzeit verbraucht; Lücken erfinden, weil erfundene Zertifikate oder Personalzahlen eine Falschangabe darstellen; das Budget überschreiten, weil ein Agent ohne sichtbares, einstellbares Monatslimit gefährlich ist.

Der Gewinn stammt aus drei selten gezählten Posten: der Überwachung (drei bis fünf Stunden im Monat, reduziert auf eine E-Mail), der Reaktionszeit (eine am Veröffentlichungstag erkannte Ausschreibung lässt drei bis vier nutzbare Wochen) und den psychologischen Einstiegskosten: Vor einem leeren Dossier schiebt man auf, vor einem analysierten Dossier mit strukturiertem Entwurf korrigiert man. Unternehmen mit Agent sehen zuerst mehr abgegebene Angebote, erst danach höhere Erfolgsquoten.

Zwei Modelle existieren: Abrechnung pro Aktion, deren Rechnung von einem kaum kontrollierbaren Parameter abhängt, oder Integration in bestehende Kontingente. Maître AO nutzt das zweite: Der Agent ist in bezahlten Paketen ohne Aufpreis enthalten, jedes vorbereitete Dossier verbraucht eine Analyse und einen Angebotstext des Monatspakets, bis zu 2 im Starter, 5 im Pro, 10 im Max. Ist das Paket aufgebraucht, fügt eine einmalige Aufladung für 19,90 EUR eine Analyse und einen Angebotstext hinzu, und das wartende Dossier läuft automatisch weiter.

Nicht alle Vergabeunterlagen sind maschinell herunterladbar: Manche Plattformen verlangen Registrierung oder eine menschliche Prüfung. Statt Schutzmechanismen zu umgehen, meldet der Agent, dass er die Unterlagen nicht holen konnte, sendet einen Upload-Link und setzt die Vorbereitung nach Erhalt genau dort fort, wo sie stoppte.

Nicht allein. Bei einer Ausschreibung mit hohem Umsatzanteil entsteht die Antwort über Tage mit den Fachleuten des Unternehmens. Der Agent ist im Alltagsfluss wertvoll: bei interessanten, aber nicht existenziellen Ausschreibungen, auf die aus Zeitmangel verzichtet wird.