Auf eine öffentliche Ausschreibung antworten: der KMU-Leitfaden zum Gewinnen (nicht nur zum Mitmachen)

Ausschreibungen werden auf Online-Plattformen veröffentlicht, die kostenlos einsehbar sind:

• BOAMP: das französische Amtsblatt für öffentliche Aufträge.
• TED (Tenders Electronic Daily): Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte.
• PLACE: die Beschaffungsplattform des französischen Staates.
• Die regionalen Vergabeportale (Maximilien, Mégalis Bretagne, e-marchespublics, AWS usw.), auf denen auch kleine lokale Aufträge erscheinen.

Richten Sie Benachrichtigungen mit Ihren Fachbegriffen und CPV-Codes auf mindestens zwei Quellen ein: einer nationalen (BOAMP) und einer regionalen. Ein Auftrag unter 90.000 Euro netto wird unter Umständen nur auf dem Portal des Auftraggebers veröffentlicht.

Der häufigste Fehler: auf alles antworten. Jede Antwort kostet 15 bis 40 Stunden. Behalten Sie nur Aufträge, die zu Ihrem Gewerk, Ihrer Kapazität und Ihrem Einsatzgebiet passen: Wer gewinnt, muss liefern.

Die Vergabeunterlagen (DCE, dossier de consultation des entreprises) umfassen die Dokumente des Auftraggebers:

• Die Vergabebedingungen (RC, règlement de la consultation): die Spielregeln. Zuschlagskriterien und Gewichtung, beizubringende Unterlagen, Datum und Uhrzeit der Frist, Abgabemodalitäten, eventuelle Ortsbesichtigung. Zuerst lesen.
• Das CCTP: die technische Leistungsbeschreibung.
• Das CCAP: Vertragsbedingungen, Laufzeit, Vertragsstrafen, Zahlungsbedingungen, Preisgleitung.
• Verpflichtungserklärung und Preisblatt (BPU, DPGF oder DQE): die auszufüllenden Finanzunterlagen.

Ein DCE hat oft 50 bis 200 Seiten. Sechs Informationen müssen innerhalb einer Stunde herausgezogen werden: Datum und Uhrzeit der Frist, Kriterien und Gewichtung, die genaue Liste der geforderten Unterlagen, die Ausführungsfristen, die ausschließenden technischen Anforderungen (Qualifikation, Zertifizierung, Mindestpersonal) und eine etwaige Pflichtbesichtigung.

Rechnen Sie mit 2 bis 4 Stunden manueller Lektüre pro Dossier. Genau diese Stunden spart ein DCE-Analysewerkzeug.

Bevor Sie Dutzende Stunden in die Ausarbeitung investieren, beantworten Sie ehrlich vier Fragen:

• Passung: Entspricht Ihre Tätigkeit wirklich dem Bedarf? Haben Sie die geforderten Qualifikationen, Zertifizierungen und Versicherungen?
• Kapazität: Können Sie diesen Auftrag zusätzlich zu Ihren laufenden Verpflichtungen mit Ihren Teams und Ihrer Liquidität ausführen (französische öffentliche Auftraggeber zahlen innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang, Krankenhäuser 50 Tage, manchmal später)?
• Wettbewerb: Gibt es einen bisherigen Auftragnehmer? Welche Preise wurden bei vergleichbaren Aufträgen vergeben? Die offenen Vergabedaten (DECP) geben Auskunft.
• Rentabilität: Bleibt die Marge nach Produktions-, Personal- und Verwaltungskosten akzeptabel?

Ein einziges klares Nein genügt, um zu verzichten. Über ein Jahr gesehen wirkt eine strenge Auftragsauswahl stärker auf Ihre Erfolgsquote als die Schreibqualität Ihrer Angebote.

Ihre Antwort besteht aus zwei Teilen, die meist zusammen eingereicht werden: dem Teilnahmeantrag (wer Sie sind) und dem Angebot (was Sie vorschlagen).

Seit Oktober 2018 werden Angebote für französische öffentliche Aufträge oberhalb der Schwelle für verfahrensfreie Vergaben (40.000 Euro netto als allgemeine Schwelle) elektronisch eingereicht: über das Portal des Auftraggebers, vor Datum und Uhrzeit der Frist, minutengenau. Eine verspätete Abgabe, auch um eine Minute, wird abgelehnt.

• Reichen Sie am Vortag oder spätestens am Morgen des Fristtags ein: Die Plattformen werden in den letzten Stunden langsam.
• Prüfen Sie die geforderten Formate (meist PDF) und die maximale Dateigröße.
• Eine elektronische Signatur ist nur Pflicht, wenn die RC sie bei der Abgabe verlangt; in der Regel wird sie vom Zuschlagsempfänger bei der Vergabe verlangt.
• Bewahren Sie die zeitgestempelte Empfangsbestätigung der Plattform auf.
• Eine Sicherungskopie (USB-Stick oder Papier) kann parallel eingereicht werden, zu den in den Vergabebedingungen festgelegten Bedingungen (Art. R. 2132-11 des französischen Vergabegesetzbuchs).

Für ein vereinfachtes Verfahren mit 4 bis 5 Wochen Antwortfrist eine Aufteilung mit Reserve:

• T-30 bis T-25: DCE lesen, Fragen an den Auftraggeber (bis wenige Tage vor der Frist möglich, das Datum steht in der RC), GO oder NO GO entscheiden.
• T-25 bis T-20: Ortsbesichtigung, falls vorgesehen, Sammeln der Bewerbungsunterlagen, Anforderung fehlender Bescheinigungen.
• T-20 bis T-8: technisches Angebot schreiben, Preisblatt kalkulieren.
• T-8 bis T-3: Gegenlesen, jede Unterlage mit der Liste der RC abgleichen, Dokumente unterzeichnen.
• T-2: Abgabe auf der Plattform, Empfangsbestätigung archivieren.

Steuer- und Sozialbescheinigungen sowie der Kbis sind online in Minuten erhältlich, eine aktuelle Qualifikation oder Versicherungsbescheinigung kann jedoch mehrere Tage dauern: gleich nach der GO-Entscheidung anfordern.

Der Zeitaufwand für eine manuelle Antwort auf eine Ausschreibung:

• Lesen des DCE: 2 bis 4 Stunden.
• GO- oder NO-GO-Entscheidung: 1 Stunde.
• Bewerbungsunterlagen: 2 bis 4 Stunden.
• Technisches Angebot: 8 bis 20 Stunden.
• Kalkulation, Korrektur, Formatierung: 2 bis 3 Stunden.
• Abgabe: 30 Minuten.

Gesamt: 15 bis 32 Stunden pro Dossier. Bei 5 Antworten pro Monat ist das eine Vollzeitstelle nur für Ausschreibungen. In einem Unternehmen mit 5 bis 20 Beschäftigten geht diese Zeit von der Produktion oder vom Inhaber ab.

Die Frage lautet also nicht nur wie antworte ich besser, sondern wie antworte ich auf mehr Aufträge in derselben Zeit.