Répondre à un appel d'offre public : le guide PME pour gagner (pas juste participer)

Les appels d'offres sont publiés sur des plateformes en ligne, gratuites en consultation :

• BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics) : le journal officiel national.
• TED (Tenders Electronic Daily) : les marchés au-dessus des seuils européens.
• PLACE : la plateforme des achats de l'État.
• Les profils d'acheteur régionaux (Maximilien, Mégalis Bretagne, e-marchespublics, AWS, etc.), où se trouvent aussi les petits marchés locaux.

Créez des alertes avec vos mots-clés métier et vos codes CPV sur au moins deux sources : une nationale (BOAMP) et une régionale. Un marché de moins de 90 000 euros HT peut n'être publié que sur le profil de l'acheteur.

L'erreur la plus fréquente est de répondre à tout. Chaque réponse coûte 15 à 40 heures. Ne retenez que les marchés qui correspondent à votre métier, à votre capacité de production et à votre zone d'intervention : si vous gagnez, vous devrez exécuter.

Le dossier de consultation des entreprises (DCE) rassemble les documents fournis par l'acheteur :

• Le règlement de la consultation (RC) : les règles du jeu. Critères de jugement et pondération, pièces à fournir, date et heure limites, modalités de dépôt, visite de site éventuelle. C'est le document à lire en premier.
• Le CCTP (cahier des clauses techniques particulières) : le cahier des charges technique.
• Le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) : durée, pénalités, conditions de paiement, révision des prix.
• L'acte d'engagement et le cadre de prix (BPU, DPGF ou DQE) : les documents financiers à compléter.

Un DCE fait souvent 50 à 200 pages. Six informations doivent en sortir en moins d'une heure : la date et l'heure limites, les critères et leur pondération, la liste exacte des pièces exigées, les délais d'exécution, les exigences techniques éliminatoires (qualification, certification, effectif minimum) et l'existence d'une visite obligatoire.

Compter 2 à 4 heures de lecture manuelle par dossier. Ce sont ces heures qu'un outil d'analyse de DCE fait gagner.

Avant d'investir des dizaines d'heures dans la rédaction, répondez honnêtement à quatre questions :

• Adéquation : votre activité correspond-elle vraiment au besoin ? Avez-vous les qualifications, certifications et assurances exigées ?
• Capacité : pouvez-vous exécuter ce marché en plus de vos engagements actuels, avec vos équipes et votre trésorerie (les acheteurs publics paient dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture, 50 jours pour les hôpitaux, parfois plus tard) ?
• Concurrence : y a-t-il un titulaire sortant ? Quels prix ont été attribués sur des marchés comparables ? Les données essentielles de la commande publique (DECP) le disent.
• Rentabilité : une fois les coûts de production, de personnel et de gestion intégrés, la marge reste-t-elle acceptable ?

Un seul non franc suffit pour passer. Sur une année, la sélection rigoureuse des marchés pèse plus sur votre taux de réussite que la qualité rédactionnelle de vos mémoires.

Votre réponse se compose de deux enveloppes, souvent déposées ensemble : la candidature (qui vous êtes) et l'offre (ce que vous proposez).

Depuis octobre 2018, la réponse aux marchés publics est dématérialisée au-dessus du seuil de dispense de procédure (40 000 euros HT pour le seuil général) : le dossier se dépose sur le profil d'acheteur, avant la date et l'heure limites, à la minute près. Un dépôt en retard, même d'une minute, est rejeté.

• Déposez la veille ou au plus tard le matin de la date limite : les plateformes ralentissent dans les dernières heures.
• Vérifiez les formats demandés (PDF le plus souvent) et le poids maximal des fichiers.
• La signature électronique n'est obligatoire que si le RC l'exige ; elle est en général demandée à l'attributaire, au moment de l'attribution.
• Conservez l'accusé de réception horodaté de la plateforme.
• Une copie de sauvegarde (clé USB ou papier) peut être déposée en parallèle, dans les conditions fixées par le règlement de la consultation (art. R. 2132-11 du CCP).

Pour une procédure adaptée avec 4 à 5 semaines de délai de réponse, voici une répartition qui laisse une marge :

• J-30 à J-25 : lecture du DCE, questions à l'acheteur (elles sont possibles jusqu'à quelques jours avant la date limite, la date figure dans le RC), décision GO ou NO GO.
• J-25 à J-20 : visite de site si elle est prévue, collecte des pièces de candidature, demande des attestations manquantes.
• J-20 à J-8 : rédaction du mémoire technique, chiffrage du cadre de prix.
• J-8 à J-3 : relecture croisée, vérification de chaque pièce contre la liste du RC, signature des documents.
• J-2 : dépôt sur la plateforme, accusé de réception archivé.

Les attestations fiscales et sociales et le Kbis se demandent en ligne en quelques minutes, mais une qualification ou une attestation d'assurance à jour peut prendre plusieurs jours : anticipez-les dès la décision GO.

Le temps nécessaire pour répondre manuellement à un appel d'offres :

• Lecture du DCE : 2 à 4 heures.
• Décision GO ou NO GO : 1 heure.
• Pièces de candidature : 2 à 4 heures.
• Mémoire technique : 8 à 20 heures.
• Chiffrage, relecture, mise en forme : 2 à 3 heures.
• Dépôt : 30 minutes.

Total : 15 à 32 heures par dossier. À raison de 5 réponses par mois, c'est l'équivalent d'un temps plein consacré aux appels d'offres. Pour une entreprise de 5 à 20 salariés, ce temps est pris sur la production ou sur le dirigeant.

La question n'est donc pas seulement comment mieux répondre, mais comment répondre à plus de marchés avec le même temps.