Responder a una licitación pública: la guía para pymes para ganar (no solo participar)

Las licitaciones se publican en plataformas en línea, de consulta gratuita:

• BOAMP: el boletín oficial francés de anuncios de contratación pública.
• TED (Tenders Electronic Daily): los contratos por encima de los umbrales europeos.
• PLACE: la plataforma de compras del Estado francés.
• Los perfiles de comprador regionales (Maximilien, Mégalis Bretagne, e-marchespublics, AWS, etc.), donde también aparecen los pequeños contratos locales.

Cree alertas con sus palabras clave de oficio y sus códigos CPV en al menos dos fuentes: una nacional (BOAMP) y una regional. Un contrato de menos de 90 000 euros sin IVA puede publicarse solo en el perfil del comprador.

El error más frecuente es responder a todo. Cada respuesta cuesta entre 15 y 40 horas. Conserve solo los contratos que corresponden a su oficio, a su capacidad de producción y a su zona de intervención: si gana, tendrá que ejecutar.

El pliego (DCE, dossier de consultation des entreprises) reúne los documentos facilitados por el comprador:

• El reglamento de la consulta (RC): las reglas del juego. Criterios de adjudicación y ponderación, documentos a aportar, fecha y hora límite, modalidades de presentación, posible visita de obra. Es el documento que hay que leer primero.
• El CCTP: el pliego de prescripciones técnicas.
• El CCAP: condiciones administrativas, duración, penalizaciones, condiciones de pago, revisión de precios.
• El acta de compromiso y el cuadro de precios (BPU, DPGF o DQE): los documentos económicos a rellenar.

Un DCE suele tener entre 50 y 200 páginas. Hay que extraer seis informaciones en menos de una hora: la fecha y hora límite, los criterios y su ponderación, la lista exacta de documentos exigidos, los plazos de ejecución, los requisitos técnicos eliminatorios (cualificación, certificación, plantilla mínima) y la existencia de una visita obligatoria.

Cuente entre 2 y 4 horas de lectura manual por expediente. Son esas horas las que ahorra una herramienta de análisis de DCE.

Antes de invertir decenas de horas en la redacción, responda con franqueza a cuatro preguntas:

• Adecuación: ¿su actividad corresponde realmente a la necesidad? ¿Tiene las cualificaciones, certificaciones y seguros exigidos?
• Capacidad: ¿puede ejecutar este contrato además de sus compromisos actuales, con sus equipos y su tesorería (los compradores públicos franceses pagan en un plazo de 30 días desde la recepción de la factura, 50 días para los hospitales, a veces más tarde)?
• Competencia: ¿hay un adjudicatario saliente? ¿Qué precios se han adjudicado en contratos comparables? Los datos esenciales de la contratación pública (DECP) lo dicen.
• Rentabilidad: una vez integrados los costes de producción, personal y gestión, ¿sigue siendo aceptable el margen?

Un solo no claro basta para pasar. En un año, la selección rigurosa de los contratos pesa más en su tasa de éxito que la calidad de redacción de sus memorias.

Su respuesta se compone de dos partes, presentadas casi siempre juntas: la candidatura (quién es usted) y la oferta (qué propone).

Desde octubre de 2018, la respuesta a los contratos públicos franceses por encima del umbral de dispensa de procedimiento (40 000 euros sin IVA como umbral general) es electrónica: el expediente se presenta en el perfil del comprador, antes de la fecha y hora límite, al minuto. Una presentación tardía, aunque sea de un minuto, se rechaza.

• Presente la víspera o, como muy tarde, la mañana de la fecha límite: las plataformas se ralentizan en las últimas horas.
• Compruebe los formatos exigidos (PDF casi siempre) y el peso máximo de los archivos.
• La firma electrónica solo es obligatoria si el RC la exige en la presentación; en general se pide al adjudicatario en el momento de la adjudicación.
• Conserve el acuse de recibo con sello de tiempo de la plataforma.
• Puede enviarse en paralelo una copia de seguridad (memoria USB o papel), en las condiciones fijadas por el reglamento de la consulta (art. R. 2132-11 del código francés de contratación pública).

Para un procedimiento adaptado con 4 o 5 semanas de plazo de respuesta, un reparto que deja margen:

• D-30 a D-25: lectura del DCE, preguntas al comprador (posibles hasta unos días antes de la fecha límite, la fecha figura en el RC), decisión GO o NO GO.
• D-25 a D-20: visita de obra si está prevista, recopilación de los documentos de candidatura, solicitud de los certificados que faltan.
• D-20 a D-8: redacción de la memoria técnica, valoración del cuadro de precios.
• D-8 a D-3: relectura cruzada, verificación de cada documento contra la lista del RC, firma de los documentos.
• D-2: presentación en la plataforma, acuse de recibo archivado.

Los certificados fiscales y sociales y el Kbis se obtienen en línea en minutos, pero una cualificación o un certificado de seguro actualizado puede tardar varios días: solicítelos en cuanto decida GO.

El tiempo necesario para responder manualmente a una licitación:

• Lectura del DCE: de 2 a 4 horas.
• Decisión GO o NO GO: 1 hora.
• Documentos de candidatura: de 2 a 4 horas.
• Memoria técnica: de 8 a 20 horas.
• Valoración, relectura, maquetación: de 2 a 3 horas.
• Presentación: 30 minutos.

Total: de 15 a 32 horas por expediente. A razón de 5 respuestas al mes, equivale a una jornada completa dedicada a las licitaciones. En una empresa de 5 a 20 empleados, ese tiempo se resta de la producción o del gerente.

La pregunta no es solo cómo responder mejor, sino cómo responder a más contratos con el mismo tiempo.